Tahkuranna valla omavalitsusorganid, Tahkuranna Vallavalitsus ja Tahkuranna Vallavolikogu, vastavate organite moodustatud komisjonid ning Tahkuranna Vallavalitsus kui ametiasutus töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seadusega ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega isikuandmete töötlemisele sätestatust.

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne) või isiku pöördumine vallavalitsuse või omavalitsusorgani poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette. 

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks. 

Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt Tahkuranna Vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt  juurdepääsupiiranguga, kuna isiku kiri sisaldab selle saatja või saaja  elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele  (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seadus (§ 35). 

Hoolimata juurdepääsupiirangust, väljastab ametiasutus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest, lepingust või muust toimingust tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms).

Kui kirjaga soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus avaliku teabe seadus 3. peatükk), analüüsib ametiasutus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-postiaadress, telefoninumber).  

Ametiasutuses ning omavalitsusorganite töös avaldab ametiasutus isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest. 

Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Tahkuranna Vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs internetis Tahkuranna valla veebilehelt http://tahkuranna.kovtp.ee/uldinfo . 

Isiku otsese osaluseta ja seadusest tuleneva aluseta edastab ametiasutus valla ajalehele Oma Leht vastsündinu ja tema vanemate nimed ning  eakate vallaelanike nimed, et neid õnnitleda. Isikud, kes ei soovi, et nende endi või nende lähedaste nimed õnnitluseks ajalehes avaldatakse, teavitagu vastavast asjaolust sünni ning enne sünnipäeva saabumist vallavalitsust.

Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist need selgitused ei puuduta. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel võrgulehtedel, millele meie võrgulehel viidatakse (välislingid).